Kategoria: PL_ProduktFunkcje

Wirtualna recepcja zapewnia, za pomocą ekranu dotykowego, szybką rejestrację w module NOVO PM gości odwiedzających najemców w obiekcie, praktycznie bez udziału pracownika recepcji. Dzięki temu zarządca obiektu w każdej chwili wie, ile osób z zewnątrz znajduje się w obiekcie, może prowadzić statystyki odwiedzalności, a także, dzięki możliwości integracji z kamerą termowizyjną (zdalne mierzenie temperatury), może zapewniać wyższe bezpieczeństwo osób pracujących w obiekcie. Niższe koszty, wyższa efektywność to kluczowe i pozytywny wpływ na wizerunek zarządcy / właściciela obiektu to kluczowe korzyści wynikające z wdrożenia tej funkcjonalności

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Elektroniczny obieg i akceptacja dokumentów zakupu jest autonomiczną częścią naszego głównego modułu NOVO Property Management. Korzystający z tej funkcjonalności użytkownicy mają dostęp do rozbudowanego rejestru kontrahentów / dostawców, z szybkim dodawaniem nowych kontrahentów do systemu za pomocą integracji z bazą danych GUS (NIP). System umożliwia archiwizację umów (oraz innych dokumentów) z dostawcami, błyskawiczne i intuicyjne dodawanie dokumentu zakupu do systemu z możliwością podejrzenia, na ekranie dodawania dokumentu zakupu, scanu dokumentu zakupowego celem np. weryfikacji danych z faktury. System może wysyłać automatyczne alerty (powiadomienia o oczekujących do akceptacji fakturach zakupu) emailowe do osób, które znajdują w ścieżce akceptacji dokumentów zakupu (per dział, cost category, limit finansowy), przy czym pozwala na odzwierciedlenie praktycznie każdej ścieżki akceptacji zgodnie z wewnętrznymi procedurami klienta. Błyskawiczny podgląd pełnej historii akceptacji dokumentu zakupu, przypisywanie dokumentu zakupu (pozycji faktury) do określonej kategorii kosztowej oraz budżetu, grupy jednostek najmu, a także możliwość integracji z systemem FK celem automatyzacji księgowań zaakceptowanych faktur to dodatkowe „smaczki”, które z pewnością docenią użytkownicy modułu NOVO PM. Warto także dodać, że możliwe jest także sparametryzowanie i uruchomienie funkcjonalności Generowania paczek przelewów do banku za przekazane do płatności faktury zakupu, wraz ze sprawdzaniem „Białej listy” i mechanizmu podzielnej płatności, wraz z odpowiednim raportem, co praktycznie całkowicie zautomatyzuje proces zarządzania obiegiem faktur zakupu w organizacji.

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Użytkownicy modułu NOVO Property CRM mają możliwość tworzenia i pracy na rozbudowanej bazie danych zawierającej kluczowe informacje o wszelkiego rodzaju kontrahentach, z którym współpracuje firma, w tym o potencjalnych najemcach, poszukujących lokali do wynajęcia. Rozbudowana kartoteka każdego kontrahenta (wraz z osobami go reprezentującymi, ze śledzeniem historii zatrudnienia, klasyfikacją kontrahentów), automatyczne uzupełnianie części pól w rejestrze kontrahenta bezpośrednio z bazy danych GUS, „scoring” kontrahentów – najemców, archiwizowanie korespondencji emailowej oraz innych dokumentów, to kluczowe możliwości oferowane przez rejestr kontrahentów w module NOVO Property CRM. Korzyści z jego wdrożenia odniosą przede wszystkim działy zajmujące się windykacją należności, współpracą z dostawcami, i przede wszystkim zespoły komercjalizujące obiekty, które, po kilkuletniej pracy z modułem NOVO PM, posiadają ogromną bazę wiedzy o potencjalnych najemcach na komercjalizowane w przyszłości obiekty

Moduł NOVO Property CRM oferuje użytkownikom dedykowaną dla sektora obiektów komercyjnych funkcjonalność CRM, dzięki której użytkownicy mogą m.in. błyskawicznie notować wykonane kontakty z kontrahentami, planować kontakty na przyszłość (które są widoczne nie tylko na Dashboardzie samego modułu, ale także na zintegrowanym z modułem zewnętrznym kalendarzu użytkownika prowadzonym np. w MS Outlook), ze szczególnym uwzględnieniem opisywania statusu negocjacji z potencjalnymi najemcami, także dla wielu powierzchni równocześnie. Moduł ma wbudowane funkcje wspomagające pracę użytkowników jak np. automatycznie podpowiadanie dat, sprawdzanie czy nie ma już zaplanowanych kontaktów z danym kontrahentem na przyszłość, prowadzenie archiwum korespondencji oraz dokumentów dla każdego kontaktu, podgląd historii wszystkich kontaktów, szybki podgląd na przeterminowane kontakty

Moduł NOVO Property CRM oferuje przekrojowe raportowanie dla osób zarządzających kontaktami z kontrahentami, w tym szefami działów komercjalizacji lub osobami zarządzającymi obszarem windykacji zarówno poprzez raporty dostępne bezpośrednio na dashboardzie managerskim modułu, jak i poprzez dedykowane raporty prezentujące przeterminowane kontakty, pełną historię kontaktów z kontrahentami, potencjał kontrahentów – najemców, a dostępny w module dedykowany raport „Status negocjacji z kontrahentami – najemcami” prezentuje w sposób przekrojowy status negocjacji z poszczególnymi najemcami na poszczególne, komercjalizowane powierzchnie / lokale

Szef działu komercjalizacji, dzięki dostępnym bezpośrednio z dashboardu managerskiego raportom, ma możliwość stałego, bezpośredniego monitoringu efektywności pracy podległych mu osób lub np. zewnętrznych agencji. Raporty takie jak np.: analiza per kontrahent, średnia ilość wykonanych kontaktów dziennie, analiza per wykonane kontakty czy raport prezentujący % podpisanych umów to świetne narzędzia prezentujące dane o pracy zespołu w czasie rzeczywistym

Funkcja OCR umożliwia automatyczne sczytywanie danych z dokumentów zakupu, przesłanych przez dostawcę na adres e-mail klienta lub odczytywanych z zeskanowanych przez recepcję faktur, umieszczonych na jakimś wewnętrznym serwerze typu ftp. Ponadto, OCR dodaje automatycznie scan dokumentu zakupowego do archiwum dokumentów powiązanych z ewidencjonowanym dokumentem zakupu

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Funkcjonalność Purchase order (zamówienia), jako dodatkowa funkcjonalność do elektronicznego obiegu i akceptacji dokumentów zakupu, umożliwia użytkownikom m.in. szybką kreację zamówień (Purchase Orders), dodawanie dowolnej ilości i formatu dokumentów do zamówienia, przypisywanie zamówienia do określonej kategorii kosztowej oraz budżetu, automatyczne alerty emailowe do osób, które znajdują się w ścieżce akceptacji zamówień (np. per dział, cost category, limit finansowy), która, na marginesie może być dowolnie sparametryzowana, błyskawiczny podgląd pełnej historii akceptacji każdego zamówienia. Natomiast po akceptacji zamówienia, system sam powiąże zamówienie z fakturą (-ami) zakupu, z automatycznym sprawdzaniem kategorii kosztowej, kwoty (na jaką zostało zaakceptowane zamówienie), wykorzystania budżetu (także z dodaniem ewidencjonowanej faktury do salda) z automatycznym „przekazaniem” do dodatkowej akceptacji w przypadku przekroczeń/niezgodności. Użytkownicy mają także możliwość korzystania z rozbudowanego rejestru zamówień, z możliwością analizowania danych za pomocą wielu filtrów oraz błyskawicznym eksportem zestawień do formatu .xls

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Asset manager korzystający z modułu raportowego NOVO AM może tworzyć praktycznie dowolne raporty w oparciu o dane z systemu NOVO PM, lub innych systemów, które zostaną podłączone do modułu raportowego NOVO AM. Sam algorytm tworzenia raportów nie wymaga znajomości SQL – asset manager może sam po prostu „wyklikać” raport, używając do tego intuicyjnych funkcji tabel przestawnych znanych z programu Excel. Moduł raportowy NOVO AM oferuje bardzo szerokie możliwości prezentacji danych na praktycznie dowolnych wykresach, z możliwością zmiany typu wykresu w czasie rzeczywistym, a funkcja „drill down” umożliwia podgląd praktycznie każdego rodzaju danych, z których tworzy się raport

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Asset Management

Moduł raportowy systemu NOVO AM pozwala na podłączenie dowolnej liczby różnych baz danych (nie tylko bazy systemu NOVO PM), umożliwiając błyskawiczne tworzenie przekrojowych raportów wykorzystujących dane np. z systemów finansowo-księgowych, liczenia klientów oraz NOVO PM

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Asset Management