Kompleksowe oprogramowanie wspierające zarządzanie obiektami komercyjnymi
Funkcjonalność Korzyści Historie sukcesu
<
>

Obsługa wszystkich typów nieruchomości komercyjnych

System NOVO Property Management wspiera zarządzanie wszystkimi typami nieruchomości komercyjnych: obiektami handlowymi, biurowymi oraz magazynowo-logistycznymi.

System doskonale sprawdza się także jako oprogramowanie wspierające wynajem powierzchni komercyjnej w innych obiektach użyteczności publicznej typu terminale lotnicze, dworce, stacje metra.

Błyskawiczne generowanie faktur sprzedaży

System automatyzuje proces wystawiania faktur dla setek najemców w bardzo krótkim czasie (kilka minut), umożliwiając także wystawianie wszystkich typów dokumentów sprzedaży związanych z najmem lokali.

System pozwala także na w pełni automatyczne generowanie faktur elektronicznych.

Automatyczne rozliczanie mediów

Oprogramowanie automatyzuje proces rozliczania zużycia wszystkich typów mediów i refakturowania najemców, także dla skomplikowanych parametrów umów najmu np. umożliwia rozliczanie mediów na podstawie powierzchni, odczytów liczników, ryczałtów, uwzględniając różnorodne struktury opomiarowania np. kilka poziomów liczników.

Automatyczna indeksacja

Indeksacja umów najmu jest w pełni automatyczna i intuicyjna.

Po zasileniu systemu opublikowanymi stawkami indeksacji, system automatycznie rozpocznie wystawianie faktur po nowych, zindeksowanych stawkach, dodając także odpowiednią pozycję wyrównującą do następnej faktury.

Efektywne rozliczanie opłat eksploatacyjnych

System pozwala na w pełni automatyczne rozliczenie budżetu kosztów „service charge”, uwzględniając wszystkie parametry umów najmu – za pomocą jednej operacji w systemie użytkownik otrzymuje pełne rozliczenie opłat na każdego najemcę, z automatycznym wystawieniem np. dodatkowych faktur obciążeniowych wraz z wydrukiem szczegółowego wyliczenia poszczególnych kwot, jako informacji dodatkowej dla najemcy.

System umożliwia także bieżące monitorowanie wykorzystania budżetu kosztów eksploatacyjnych w różnych przekrojach rodzajowych i czasowych.

Kompleksowe zarządzanie należnościami

Dzięki rozbudowanym raportom prezentującym dane w różnych przekrojach i zakresach, użytkownik w każdej chwili ma dostęp do bieżącej informacji dotyczącej np. poziomu należności we wszystkich zarządzanych obiektach, a dzięki funkcji „drill-down” można błyskawicznie uzyskać dostęp do szczegółowych informacji o poziomie i zakresie zadłużenia poszczególnych najemców.

System umożliwia także automatyczne generowanie i monitorowanie korespondencji z najemcami dotyczącej spłat należności.

Proaktywne zarządzanie zabezpieczeniami umów najmu

Dostępne w systemie przekrojowe raporty o zabezpieczeniach umożliwiają szybką analizę zabezpieczeń poszczególnych umów najmu wyliczając aktualny, wymagany poziom zabezpieczeń oraz terminy ich wygaśnięcia.

System proaktywnie umożliwia automatyczne drukowanie dowolnych wezwań do najemców dotyczących np. konieczności uzupełnienia zabezpieczeń.

System pozwala także na wysyłanie automatycznych alertów mailowych do użytkowników, informujących o wygasających lub zbyt niskich zabezpieczeniach.

Automatyczne generowanie korespondencji do najemców

System, dzięki rozbudowanej funkcjonalności zarządzania wzorami dokumentów, umożliwia automatyczne generowanie różnego rodzaju pism do najemców, w sposób proaktywny drukując pisma tylko do tych najemców, których dotyczy dany temat, np. brak aktualnego zabezpieczenia.

Użytkownik może korzystać z dziesiątek wzorów dokumentów, które już znajdują się w systemie, lub tworzyć własne, uwzględniające specyfikę prowadzonej działalności.

Inteligentne archiwum dokumentów

Moduł archiwizacji dokumentów pozwala nie tylko na przechowywanie wszystkich typów elektronicznych wersji dokumentacji (skany, PDF-y, zdjęcia itp.) związanej z prowadzoną działalnością, ale także na inteligentne wyszukiwanie kontekstowe, np. poprzez wpisanie słowa „czynsz” system wylistuje wszystkie dokumenty, które zawierają to słowo albo w nazwie dokumentu, albo, korzystając z interface do systemu typu OCR, w jego zawartości.

System umożliwia także bardzo elastyczne parametryzowanie i korzystanie z „drzewka” dokumentów, a także, dzięki aktywnemu połączeniu z funkcjonalnością Umowy Najmu, umożliwia automatyczną aktualizację „drzewka” archiwum w obszarze umów najmu.

Portal Najemcy

Najemcy w obiektach, które korzystają z NOVO PM, mają możliwość dostępu do wybranych danych i informacji z systemu poprzez tzw. Portal Najemcy, dostępny całkowicie on-line.

Portal najemcy umożliwia najemcom szybki podgląd do swoich rozliczeń z tytułu wystawionych faktur za najem lokali (lub innych jednostek najmu) w obiekcie, możliwość ściągnięcia kopii faktur w formacie PDF, dodania do systemu danych o generowanych obrotach (wraz z możliwością ich podglądu, jak zmieniały się w czasie), dodania do system zgłoszeń dotyczących infrastruktury technicznej (wraz z możliwością sprawdzania statusu ich realizacji), sprawdzenie danych kontaktowych do osób zarządzających (np. księgowość, płatności, kwestie techniczne itp.), a także szybkiego napisania emaila (dzięki funkcji bezpośredniego przekierowania do używanego programu pocztowego). A sam zarządca ma możliwość błyskawicznej publikacji w Portalu Najemcy ogłoszeń dotyczących działalności obiektu.

A wszystko to w nowoczesnej szacie graficznej, z możliwością wyeksponowania np. logo zarządcy.

Pełen dostęp przez Internet

NOVO Property Management jest w pełni dostępny przez zwykłą przeglądarkę internetową, dzięki czemu użytkownik może korzystać z systemu z dowolnego miejsca poprzez dowolne urządzenie podłączone do Internetu.

Aktualizacja danych w czasie rzeczywistym

Wszystkie dane w systemie aktualizują się w czasie rzeczywistym, np. wprowadzenie do umowy najmu nowych parametrów w związku z podpisanym aneksem jest natychmiast widoczne w systemie dla innych użytkowników mających dostęp do tego typu informacji.

Szybkie i efektywne wdrożenie

Wdrożenie systemu NOVO Property Management jest bardzo szybkie z uwagi na doskonałe dopasowanie systemu do potrzeb firm zarządzających obiektami komercyjnymi lub ich właścicieli, sprawdzoną metodologię, zautomatyzowany proces importu danych do systemu, jak również wbudowane w system mechanizmy sprawdzające integralność danych.

Wysoki poziom zabezpieczenia danych

Korzystając z najwyższej klasy centrów danych oraz dzięki wbudowanym odpowiednim zabezpieczeniom systemowym o jakości na poziomie systemów informatycznych wykorzystywanych przez instytucje finansowe, system NOVO Property Management zapewnia użytkownikom wysoki poziom komfortu w codziennej pracy.

Moduł NOVO Property Management to oprogramowanie, które zostało zaprojektowane od podstaw jako narzędzie dedykowane dla branży nieruchomości komercyjnych. Dzięki temu doskonale odzwierciedla wszystkie najlepsze praktyki rynkowe stosowane obecnie w obszarze Property Management.

Moduł NOVO Property Management przyczynia się do ogólnej poprawy efektywności zarządzania – użytkownicy systemu mogą się cieszyć z szeregu korzyści, z jakimi wiąże się wdrożenie oprogramowania NOVO Property Management.

Kluczowe korzyści biznesowe

  • wdrożenie systemu wymusza przeprowadzenie kompleksowego audytu w obszarze danych, eliminując błędy i pomyłki np. dotyczące procesu fakturowania, co bezpośrednio przekłada się na wzrost przychodów,
  • system optymalizuje procesy front i back office związane z prowadzoną działalnością,
  • system zabezpiecza przychody z najmu oraz pozwala na ograniczenie kosztów związanych z administrowaniem i zarządzaniem nieruchomością,
  • korzystanie z systemu do zarządzania obszarem PM w codziennej pracy buduje pozytywny wizerunek wynajmującego jako efektywnego, nowoczesnego zarządcy,
  • system, dostarczając poprawnych i kompletnych danych w czasie rzeczywistym umożliwia podejmowanie szybkich, optymalnych decyzji biznesowych,
  • umożliwia efektywne zarządzanie dynamicznie zwiększającym się portfelem nieruchomości bez konieczności zwiększania ilości osób w zespole zarządzającym.

Kluczowe korzyści operacyjne

  • pełna automatyzacja wszystkich, kluczowych i najbardziej czasochłonnych procesów związanych z obszarem property management, w tym także kompleksowych procesów rozliczeniowych (m. in. naliczanie i fakturowanie czynszów i kosztów eksploatacyjnych, rozliczanie zużycia i refakturowanie mediów, rozliczanie kosztów eksploatacyjnych, indeksacje, zarządzanie zabezpieczeniami itd.),
  • znacząco lepsza komunikacja z najemcami dzięki wykorzystaniu elektronicznych narzędzi wymiany i prezentacji informacji oraz danych,
  • proaktywne alertowanie przez system (poprzez system emaili) kluczowych parametrów i dat związanych z obszarem property management,
  • błyskawiczny dostęp do raportów i zestawień dotyczących wyników działalności w obszarze property management,
  • efektywne zarządzanie dokumentacją związaną z obszarem property management.


Poznaj kluczowe funkcjonalności systemu NOVO PM

Formuła prezentacji multimedialnej ułatwi Państwu poznanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych dla sektora nieruchomości komercyjnych, jakie oferujemy w ramach systemu NOVO Property Management.

NOVO Technologies S.A.
ul. Cybernetyki 7B
02-677 Warszawa
0 801 044 006
(22) 266 03 90
www.novo-property.com
dok@novo-technologies.com